Las cámaras de videovigilancia instaladas en comercios, recintos, eventos u otros espacios pueden registrar robos, agresiones, daños u otros incidentes. Cuando esto ocurre, surgen rápidamente varias preguntas: ¿puede la persona afectada pedir las imágenes?, ¿pueden entregarse si aparecen terceros?, ¿cuánto tiempo deben conservarse? ¿Y qué sucede si existe una denuncia o un procedimiento en curso?
La respuesta no siempre es sencilla. Aunque la normativa establece algunas reglas generales, es necesario distinguir entre situaciones jurídicamente diferentes.
¿Quién es responsable de las imágenes?
La primera cuestión es determinar quién actúa como responsable del tratamiento.
No siempre coincide necesariamente con quien organiza una actividad o utiliza el espacio. Dependiendo de cómo se haya configurado el sistema de videovigilancia, puede ser el propietario o gestor del establecimiento, el organizador, otra entidad o incluso existir una distribución de (co)responsabilidades entre distintos intervinientes.
Esta cuestión es relevante porque será el responsable quien deba atender las solicitudes relacionadas con las imágenes y decidir sobre su conservación o comunicación.
¿Puede una persona solicitar las imágenes en las que aparece?
Cuando una persona solicita acceder a imágenes en las que ella misma aparece, estamos ante el ejercicio del derecho de acceso reconocido por la normativa de protección de datos.
Sin embargo, las grabaciones rara vez contienen únicamente la imagen de quien formula la solicitud. Es habitual que aparezcan otras personas, cuyos derechos también deben protegerse.
Por este motivo, el ejercicio del derecho de acceso no implica necesariamente la entrega sin más de una copia íntegra de la grabación. La normativa de protección de datos obliga a compatibilizar el derecho del solicitante con los derechos y libertades de los terceros que puedan aparecer en las imágenes.
La identificación de la persona que formula la solicitud también adquiere especial importancia en este contexto, precisamente para comprobar que aparece efectivamente en las grabaciones a las que pretende acceder.
¿Y si se solicitan imágenes de otra persona?
La situación es diferente cuando alguien no pretende acceder a sus propias imágenes, sino obtener imágenes de un tercero, por ejemplo, para identificar a la persona que supuestamente ha cometido un robo, provocado daños o participado en otro incidente.
En este caso ya no estamos propiamente ante el ejercicio del derecho de acceso.
Puede existir un interés legítimo en obtener determinada información para formular o defender una reclamación, pero la entrega supone al mismo tiempo una comunicación de datos personales de terceros.
Por ello, entran en juego cuestiones distintas: la finalidad para la que se solicitan las imágenes, la necesidad de disponer de ellas, la posible existencia de otras vías para obtener la información y el principio de minimización de datos.
No es, por tanto, equivalente solicitar las imágenes propias que solicitar las imágenes de otra persona.
Policía, tribunales y la regla de las 72 horas
Otro escenario diferente es que las imágenes sean necesarias como consecuencia de un posible delito o de hechos que afecten a la integridad de personas, bienes o instalaciones.
El artículo 22.3 de la Ley Orgánica de Protección de Datos establece una regla específica para estos casos.
Como principio general, las imágenes obtenidas mediante sistemas de videovigilancia deben suprimirse en el plazo máximo de un mes desde su captación.
Sin embargo, cuando deban conservarse para acreditar actos que atenten contra la integridad de personas, bienes o instalaciones, la propia norma establece que deben ponerse a disposición de la autoridad competente en un plazo máximo de 72 horas desde que se tenga conocimiento de la existencia de la grabación.
Esta previsión debe diferenciarse del supuesto en el que una autoridad policial o judicial solicita directamente determinadas imágenes dentro de una investigación o procedimiento.
¿Hay que conservar toda la grabación?
La excepción al plazo ordinario de un mes tampoco significa necesariamente que cualquier grabación relacionada con un incidente deba conservarse íntegramente y de forma indefinida.
En materia de protección de datos sigue siendo aplicable el principio de minimización.
Esto plantea una cuestión especialmente relevante en la práctica: determinar qué parte de la grabación resulta necesaria para acreditar adecuadamente los hechos.
En muchos incidentes no será suficiente con conservar únicamente el instante exacto en el que sucede algo. Lo ocurrido inmediatamente antes o después puede ser necesario para entender el contexto, identificar a las personas implicadas o interpretar correctamente la secuencia.
La extensión de las imágenes que resulte necesario conservar dependerá, por tanto, de las circunstancias de cada caso.
¿Qué ocurre cuando existe una reclamación o un procedimiento?
La existencia de una denuncia, reclamación o procedimiento también puede afectar al periodo durante el que resulta necesario conservar las imágenes.
Si una grabación resulta relevante para acreditar unos hechos o para formular, ejercer o defender una reclamación, su conservación puede responder a una finalidad diferente de la mera videovigilancia ordinaria.
En estos casos cobra especial importancia limitar el acceso a las grabaciones y evitar que puedan utilizarse para finalidades distintas de aquellas que justifican su conservación.
Asimismo, la entrega de una copia a una autoridad no implica por sí sola que desaparezca automáticamente cualquier necesidad de conservación por parte del responsable. Habrá que analizar cuál es la finalidad que continúa justificando el tratamiento y durante cuánto tiempo subsiste.
No todas las peticiones de imágenes son iguales
Buena parte de la complejidad jurídica de la videovigilancia aparece después de que las cámaras hayan cumplido precisamente su función de seguridad.
A partir de ese momento pueden concurrir derechos e intereses diferentes: el derecho de acceso de una persona a sus propios datos, la protección de terceros que aparecen en las grabaciones, la necesidad de identificar al responsable de unos hechos, una investigación policial o judicial, obligación de reportar a las autoridades o la conservación de determinadas pruebas.
Por ello, antes de analizar cualquier petición de imágenes resulta esencial identificar quién controla el sistema de videovigilancia, quién solicita las imágenes, qué pretende obtener y para qué finalidad.
Pequeñas diferencias en estos elementos pueden hacer que situaciones aparentemente similares estén sometidas a reglas distintas e, incluso, por querer ayudar acabar infringiendo la normativa de protección de datos personales. La Guía de la AEPD da criterios bastante útiles para este análisis.
Autor: Sergio de Juan-Creix (con ayuda de la bestia®, nuestra IA)